Guia de Uso do PCI - Portal Confidencial Independente

O PCI é um canal de mensagens seguro para que você possa relatar e/ou denunciar situações de conflitos internos, questões éticas e comportamentais, situações de assédio, bullying, discriminação, agressões e qualquer outro fato antiético ou ilícito. O canal permite, também, o recebimento de mensagens com reclamações ou sugestões, que possam trazer melhorias e benefícios para todos

Os usuários do PCI têm a garantia de total anonimato, sigilo e confidencialidade dos dados informados no momento de registro da mensagem e durante todo o processo de apuração dos fatos. A SP Auditores garante que:

• Todas as mensagens serão analisadas por investigadores independentes, sem vínculo com a sua empresa e com total autonomia.
• Se necessário, você receberá informativos durante todo o processo de análise e investigação, até a sua conclusão.
• A sua identidade, caso seja informada, será preservada dentro dos parâmetros legais, assim como a confidencialidade e sigilo das informações recebidas, mesmo após a conclusão das investigações.

Juridicamente, “é o ato verbal ou escrito pelo qual alguém leva ao conhecimento da autoridade competente um fato contrário à lei, à ordem pública ou a algum regulamento e que é suscetível de punição”.

Especificamente para o PCI, é o registro de um ou mais comportamentos que não condizem com as leis e regulamentos, nacionais e internacionais, que regem as atividades da sua empresa, ou que ferem seu Código de Ética/Conduta, suas políticas institucionais e/ou suas normas internas.

A denúncia precisa ser comprovada, sendo necessário que o(a) denunciante apresente informações e evidências que permitam a sua apuração. Denúncia não é um instrumento de retaliação, injúria, calúnia ou difamação.

O processo de registro de uma denúncia é simples. Mas para que ela possa ser investigada, é importante que o(a) denunciante tome alguns cuidados ao fazer o registro no PCI:

• Deve ser criada uma mensagem para cada assunto a denunciar, mesmo que sejam da mesma natureza, porque cada assunto pode ter ações, prazos e/ou conclusões diferentes.
• Denúncias de assédio moral, assédio sexual e racismo podem caracterizar crime e, por isso, devem ser feitas pela própria vítima, que precisa se identificar. Se o(a) denunciante não é a vítima, deve procurá-la e orientá-la para que ela faça a denúncia.
• A suspeita, o fato ou ato que está sendo denunciado deve ser descrito de forma objetiva, indicando local, dia, hora (mesmo que aproximada), circunstâncias e o(s) nome(s) (se possível, completo), e apelido(s) da(s) pessoa(s) envolvida(s) com o que está sendo denunciado.
• É importante informar os setores e cargos das pessoas mencionadas na denúncia. Se houver testemunhas, elas devem ser mencionadas também, informando seus nomes, apelidos, setores e cargos.
• Devem ser anexados os documentos, imagens e gravações que estiverem associados à denúncia.

A identificação do(a) denunciante não é obrigatória, mas se desejar se identificar, basta preencha os campos de dados pessoais.

Ao final do registro da denúncia, é apresentado um texto com o Número da Mensagem e a Senha, que precisa ser anotado, impresso ou salvo no computador. Essas informações são essenciais para que o(a) denunciante acompanhe o andamento da investigação e para possa interagir com o investigador.

Definição: Reclamar (do latim reclamāre: “gritar contra”) é opor-se a algo ou protestar oralmente ou por escrito, queixar-se de alguma desconformidade, reivindicar ou exigir algo que foi injustamente tomado.

Especificamente para o PCI, é o relato de um fato ou situação que, apesar de não ser inapropriado, antiético ou ilícito, descumpre ou não atende normas e procedimentos definidos pela empresa ou por leis e normas regulamentadoras.

A reclamação precisa ser comprovada, sendo necessário que o reclamante apresente informações e evidências que permitam a sua confirmação e posterior tratamento.

Fazer uma reclamação eficaz exige clareza, objetividade e organização. Ao escrever, mantenha um "tom" respeitoso e firme, evitando linguagem ofensiva ou agressiva. Quanto mais bem estruturada estiver a reclamação, maiores as chances de ser levada a sério e resolvida rapidamente.

Apesar de não ser obrigatório, pode ser necessário que o(a) reclamante se identifique, para que a reclamação possa ser investigada, especialmente quando o resultado esperado se aplica apenas ao(à) reclamante.

Deve ser criada uma mensagem para cada assunto reclamado, mesmo que sejam da mesma natureza, porque cada assunto pode ter ações, prazos e/ou conclusões diferentes.

Na reclamação deve constar:

• O que aconteceu, de forma objetiva e sequencial.
• Quando aconteceu, mesmo que a data e hora sejam aproximadas.
• Onde aconteceu - local, diretoria e/ou área envolvidas.
• As pessoas envolvidas ou testemunhas do fato reclamado.
• Se possível, devem ser anexados os documentos, imagens e gravações que estiverem associados à reclamação.

Ao final do registro da reclamação, é apresentado um texto com o Número da Mensagem e a Senha, que precisa ser anotado, impresso ou salvo no computador. Essas informações são essenciais para que o(a) denunciante acompanhe o andamento da investigação e para possa interagir com o investigador.

É qualquer ideia, prática, aconselhamento ou proposta que possa trazer uma melhoria ou um benefício para a empresa e, consequentemente, para seus colaboradores, sem que venha a impactar negativamente o seu relacionamento e imagem junto à sociedade, clientes e colaboradores externos.

Ao fazer uma sugestão, detalhe-a o máximo que puder, principalmente quanto aos benefícios que podem ser obtidos com ela, sejam eles financeiros, motivacionais, ambientais etc. Quanto mais benefícios resultarem da sua sugestão, mais fácil será a aprovação do investimento necessário para sua implantação.

Fazer uma sugestão em um ambiente profissional exige tato, clareza e estratégia:

• Certifique-se de que a sugestão está alinhada com os objetivos da empresa ou equipe. Tenha argumentos sólidos, exemplos ou métricas que sustentem a proposta.
• Vá direto ao ponto, sem rodeios. Use linguagem simples e objetiva, evitando jargões desnecessários.
• Apresente a sugestão como uma contribuição, não como uma crítica.
• Destaque como a sugestão pode melhorar processos, economizar tempo ou recursos, ou resolver um problema específico.
• Se a sugestão se baseia em algo que alguém já fez, reconheça isso. Isso mostra respeito e espírito de equipe.

Para consultar (acompanhar) o andamento da sua mensagem, é precisa ter em mãos o número da mensagem e a senha gerados no momento do registro da mensagem no PCI. Se mensagem foi registrada pelo 0800 (para empresas que contrataram esse serviço), precisará do número do protocolo que foi falado no momento do ligação para o 0800.

O investigador tem 20 dias corridos, contados da data de registro da mensagem para realizar a análise inicial, disponibilizando um informativo e/ou uma solicitação de complementação de dados. Recomendamos que a consulta / acompanhamento se inicie após decorrido esse prazo.

Acesse o link de consulta / acompanhamento no site da sua empresa. Se possui número da mensagem e a senha, escolha a opção EU TENHO NÚMERO DE MENSAGEM E SENHA. Se utilizou o 0800 para registrar a mensagem, escolha a opção EU TENHO PROTOCOLO DO 0800

Será apresentada uma tela com diversas informações. Use a barra de rolagem horizontal para movimentar o texto para a direita/esquerda e visualizar todos os campos.

O informativo, quando necessário, é o meio utilizado pelo investigador para transmitir informações sobre um determinado assunto de forma clara e objetiva, com o intuito de esclarecer ou explicar algo ao(a) denunciante, reclamante ou sugeridor(a), não sendo exigida nenhuma resposta por parte do(a) denunciante. reclamante ou sugeridor(a).

O envio de informativo não é obrigatório. No entanto, o investigador pode gerar vários informativos durante todo o período de investigação

Na consulta de uma mensagem, é apresentada uma coluna com o nome INFORMATIVO. Quando o investigador envia um informativo, essa coluna é preenchida com o texto Clique Aqui. O informativo é apresentado quando se clica nesse texto.

O complemento é o meio utilizado pelo investigador para obter informações sobre uma denúncia ou reclamação, que permitam o prosseguimento da investigação, uma vez que as informações da mensagem original não foram suficientes para isso ou precisam se melhor detalhadas.

O envio de complemento não é obrigatório. No entanto, o investigador pode solicitar vários complementos durante todo o período de investigação.

O(a) denunciante ou reclamante tem prazo de 30 dias corridos para responder ao investigador. Se a resposta não ocorrer nesse prazo, o investigador encerrará a mensagem por falta de informações suficientes para permitir uma investigação.

Na consulta de uma mensagem, é apresentada uma coluna com o nome COMPLEMENTO. Quando o investigador solicita um complemento, essa coluna é preenchida com o texto Clique Aqui. O complemento é apresentado quando se clica nesse texto.

Recomenda-se que o(a) denunciante ou reclamante faça consultas períodicas, em intervalos de 20 dias corridos, no máximo, para identificar se há solicitações de complementação de informação pendentes de respostas.

De posse de todas as respostas para as perguntas feitas na solicitação de complemento, é preciso acessar o mesmo link utilizado para o registro da mensagem original, tendo em mãos o número da mensagem e a senha gerados no momento desse registro. Se mensagem foi registrada pelo 0800 (para empresas que contrataram esse serviço), precisará do número do protocolo que foi falado no momento do ligação para o 0800.

Selecione o tipo de mensagem, clicando em DENÚNCIA ou RECLAMAÇÃO.

Será apresentado um pop-up, com uma coluna à direita chamada Complementar uma Denúncia/Reclamação e com as opçôes EU TENHO NÚMERO DE MENSAGEM E SENHA e EU TENHO PROTOCOLO DO 0800.

Escolha a opção desejada e digite suas respostas no quadro Digite a(s) resposta(s) do complemento.

É possível anexar novos arquivos, se necessário.

Consulte a mensagem. Use a barra de rolagem horizontal para localizar as colunas CONCLUSÃO e OBSERVAÇÔES DA CONCLUSÃO. Essas colunas apresentam o resultado da investigação, caso já tenha sido finalizada

Uma vez que a mensagem seja finalizada, não há mais possibilidade de envio de informativos ou de responder solicitações de complementos.